Lo que todo el mundo debería saber de las normas sobre la Gestión Documental

Lo que todo el mundo debería saber de las normas sobre la Gestión Documental

“Necesito normas sobre la Gestión Documental ¿en dónde consulto?”

Escena número 1:

¿Cuál será la norma que dice el tipo de carpeta a utilizar en los archivos?

Escena número 2:

¿A quién le pregunto cuál será la norma que me dice cuanto tiempo debo de conservar los documentos?

Escena número 3:

¿Cuál será la norma que obliga a realizar foliación de los documentos?

Escena número 4:

¿Habrá alguna norma que diga como se debe de radicar?

Nombre de la película: La Gestión Documental está en una norma

¿Te es familiar esta película?

Para mi, sí.

Gracias a mis consultorías, a este blog y a los grupos de Archivística en lo que interactuo, he observado innumerables preguntas del estilo de las escenas anteriores.

¿Hay algo de malo en estas preguntas?

No.

Pero si vamos a revolucionar la Gestión Documental, debes entonces saber que no todo tiene que ser sacado de una norma.

¿Qué papel juegan las normas en la Gestión Documental?

Uno muy importante.

Como en todo, se podría decir.

Las normas son parte fundamental en una sociedad ya que permiten regular desde comportamientos humanos hasta definir estándares técnicos de distintas áreas profesionales.

Es así como entonces deberías de ver las normas sobre la Gestión Documental, como regulaciones que se definen con el fin de establecer criterios que se deben de poner en marcha para alcanzar un fin determinado.

Y la Gestión Documental no ha sido ajena a esta realidad, lo cual no está mal.

Es importante que hayan normas sobre la Gestión Documental porque así se obliga al cumplimiento de ciertas prácticas que por sus resultados y valor son indispensables.

Lo que no deberías hacer es llegar hasta el extremo de considerar que todas las prácticas se encuentran en normas sobre la Gestión Documental.

¿Sabes por qué no?

Porque la Gestión Documental no es un conglomerado de normas.

¿Qué puedes hacer entonces con las normas sobre la Gestión Documental?

Cumplirlas.

O más bien, estar al tanto de ellas para hacerlas cumplir.

Una cosa es utilizar las normas a tu favor de las siguientes formas:

  • Hacer que tu entidad comprenda la importancia de implementar Gestión Documental.
  • Proponer a la entidad elaborar e implementar Instrumentos Archivísticos en pro de la Gestión Documental.
  • Facilitar la consecución de recursos económicos a favor de la Gestión Documental.
  • Aplicar procedimientos Archivísticos o buenas prácticas administrativas que mejoren la Gestión Documental de tu entidad.

Seguro que conoces muchas otras maneras de utilizar la norma.

Pero en lo que no deberías de caer es en la intimidación y hacer ver la Gestión Documental como un castigo normativo.

¡No lo hagas!

A la larga lo que conseguirás es que la Gestión Documental se tome como una imposición y no como un aliado a la Gestión de la entidad.

Si de manera constante dices:

  • La norma dice que si no hacemos esto así, entonces nos van a sancionar.
  • Por norma este tipo de carpetas no se deben de utilizar.
  • X intrumento Archivístico se tiene que hacer solo porque la norma lo dice.
  • La norma, la norma y la norma…

Como dicen por ahí: Por hacer bonito, terminas haciendo feo.

¿Sabes cuál es el resultado si en tu organización la Gestión Documental se impone solo por estar en la norma?

  1. Falta de compromiso por parte los colaboradores de la entidad con las prácticas que estás implementando.
  2. Visión corta de los directivos frente a la Gestión Documental, es decir, si se implementa la Gestión Documental tan solo por cumplir, entonces con contar con lo mínimo que se exige, con eso bastaría.
  3. Poco presupuesto cada año resumiéndose tan solo en la compra de cajas y carpetas.
  4. Estigma de que la Gestión Documental es solo gastos.

Te soy sincero, en muchas ocasiones yo utilizo la norma como una puerta de entrada para empezar la Gestión Documental en una entidad, pero no me enfoco solo en hacer un listado de las obligaciones, es más, siempre en mis presentaciones dejo las normas para el final.

Me enfoco en los beneficios, ni siquiera en las características.

¿Entonces que deberías saber frente a la norma y la Gestión Documental?

Primero.

La Gestión Documental no es sinónimo de una o varias normas.

Solucionar problemas en tu entidad mediante estrategias archivísticas combinadas con técnicas y herramientas administrativas es Gestión Documental.

Facilitar la generación, gestión, conservación y utilización de la información de una organización es Gestión Documental.

La teoría Archivística ha desarrollado un sinnúmero de conceptos, instrumentos y prácticas que no están explícitas en las normas sobre la Gestión Documental.

Segundo.

Las normas sobre la Gestión Documental regulan la aplicación de algunas prácticas que por su aporte a las entidades son imperativas.

Lo que te recomiendo es que no pretendas que todo lo que necesites hacer sobre Gestión Documental tenga que estar en alguna norma.

No.

Busca asentar la Gestión Documental en tu organización más como un beneficio a la gestión administrativa que como una imposición normativa.

3 prácticas Archivísticas que no son por norma.

#1. La Valoración Documental

Sin temor a equivocarme, creo que está es la más común de todas.

¿En qué norma me baso para saber cuándo elimino los documentos? pregunta muy común.

Pues bueno, aquí en Colombia son muy contadas las normas que dictan por cuánto tiempo se tienen que conservan algunas tipologías documentales.

De lo que he podido conocer, es igual en otros países.

Si debes de identificar por cuanto tiempo retener documentos, pues entonces aplica el proceso de valoración documental.

Analiza el contexto de los documentos, no solo el normativo, sino también el administrativo, histórico y archivístico.

Te sugiero no continuar preguntando cual norma dice cuando puedo eliminar X documentos.

#2. La organización documental

¿En cuál norma dice que los documentos se deben de organizar por series y subseries, además que se debe aplicar el principio de orden original?

Como respuesta a esta pregunta, pues si, las hay.

Vamos, el mensaje de este artículo es que la Gestión Documental no es un conglomerado de normas.

La clasificación, ordenación, descripción, principio de procedencia, principio de Orden original, etc. no se aplican porque están en una norma, estos son parte fundamental de la organización documental en la teoría Archivística.

Si vas a organizar los documentos, pues entonces se aplican y ya.

Sin necesidad de que estén en una norma o no.

#3. La Conservación documental

¿En cuál norma dice que los documentos deben de estar en sitios adecuados para su conservación?

Al igual que la respuesta anterior, para esta pregunta también hay normas que reglamentan las condiciones de conservación documental.

El asunto sigue siendo el mismo.

La conservación documental no se aplica por el solo hecho que está explícito en una norma.

Sencillamente si no se garantizan condiciones mínimas de conservación, pues el riesgo inminente es la desaparición de la información.

¿Será esto grave para una entidad?

Mi conclusión:

Las normas sobre la Gestión Documental son un apoyo.

Lo que no son es la Gestión Documental en sí misma.

No esperes que todo lo que necesites hacer esté en una norma para poderlo proponer.

Las prácticas Archivísticas y de Gestión Documental que hoy conoces, son la sumatoria de años de desarrollo teórico y práctico de importantes Archivistas o amantes de los Archivos y las normas regulan su aplicación.

Articulo tomado del sitio web: nosonpapeles.com

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