El principio más maltratado de la Archivística ¿El orden de los factores no altera el resultado?

El principio más maltratado de la Archivística ¿El orden de los factores no altera el resultado?

Sí, es el Principio de Orden Original.

Imagina este escenario:

Es una tarde común y corriente en la empresa donde trabajas.

Todo sigue como siempre:

Servicio al Cliente recibe pedidos y el Área de Producción se pone a toda máquina para cumplir con ellos.

El Área Contable sigue pagando las facturas y recuperando la cartera.

Talento Humano sigue preparando la nómina del mes.

La asistente de Gerencia abre el gancho legajador de la Unidad Documental y está ubicando encima (de primero) de los demás documentos el último informe que se hizo del contrato con el proveedor nuevo.

Y tú estás en la tercera semana de haber ingresado a la empresa con la responsabilidad de implementar Gestión Documental.

Es un día norm.. ¡espera!

¿La asistente de Gerencia esta haciendo qué?

El maltratado Principio de Orden Original.

El Principio de Orden original data según la teoría Archivística desde el año 1881 cuando fue promulgado por el Historiador Alemán Heinrich Karl Ludolf von Sybel.

Este principio trata sobre disponer u organizar los documentos al interior de una unidad documental en el mismo orden que se fueron generando.

Es decir, que cuando se abre una unidad documental, el primer documento que se debe de encontrar es lo primero que se hizo y  le dio apertura a dicha unidad documental.

Luego, deben continuar detrás, los tipos documentales que se fueron generando a raíz de los trámites ligados a la unidad documental.

Y el último documento que cierra la unidad documental debería ser con el que se cerró el trámite.

En un contrato por ejemplo, el acta de liquidación.

¿Por qué digo que este principio es maltratado?

A pesar de ser uno de los dos Principios más importantes de la Teoría Archivística para la organización de los documentos, lo cierto es que muchos (productores de documentos) lo consideran irrelevante.

¡Espero que en tu empresa, esto no sea así!

Inevitablemente una gran parte de las empresas siguen maltratándolo al hacer caso omiso de su aplicación.

También como podrías estar pensando, puede ser por no comprender como hacerlo.

La experiencia laboral, el contacto con empresas y la docencia, me han dado también razones para decirte que cuando los colaboradores de las empresas lo conocen, se hacen los de la vista gorda y critican su importancia al argumentar que es más práctico para ellos tener siempre lo nuevo de primero cuando abren una unidad documental.

Tal es el caso, que te contaré la frase que un empleado de una empresa le respondió a una amiga Administradora Documental, cuando ella le explicó cómo se debía archivar los documentos en las unidades documentales.

Ahhh, eso es como en las matemáticas. El orden de los factores no altera el resultado. – Dice el empleado de una empresa cuando se le explica el Principio de Orden Original

¿Cuáles son los motivos por los que no deberías dar el brazo a torcer con el Principio de Orden Original?

Primero que todo, porque es un Principio Archivístico.

Así como otras disciplinas poseen principios que no son negociables y son su columna vertebral, para ti el principio de orden original lo debe ser también.

El Principio de Orden Original te permite contextualizar cada uno de los documentos que están al interior de la unidad documental.

Cada documento será un antesala del siguiente y una explicación del anterior.

Cuando organizas los documentos de acuerdo al orden que se originaron, podrás ver reflejado todo el trámite.

Los documentos individuales no dicen mucho, pero cuando están acompañados de otros con los que tiene relación a la misma actividad que los generó, ya la lectura y análisis se amplía.

¿Las 2 frases más comunes en contra de aplicar el Principio de Orden Original?

#1 No lo aplico porque me tocaría sacar todos los documentos de la carpeta para que el más reciente quede de último y luego volver a colocarlos todos encima.

Uff, ¿te imaginas? tener que sacar todos los documentos de una carpeta para luego volverlos a ubicar.

Es un tiempo perdido.

Pero venga, ¿sabes por qué te van a dar esa respuesta?

¡Claro!

Por la forma como vienen ubicados los ganchos en las carpetas ordinarias, las que no son especiales para archivo.

Las carpetas vienen configuradas para que las patas de los ganchos queden hacia arriba.

La solución es facilísima, tan simple como cortar la carpeta a la mitad para que así queden dos tapas, una que estará arriba y la otra al final.

Una vez cortadas, sigues colocando las patas de los ganchos hacia abajo.

Así cada vez que llega un nuevo documento solo quitas la tapa de abajo, introduces el documento, y ya está, se respeta el principio de orden Original.

#2 ¿Eso para qué?, si uno siempre necesita leer primero el último documento que se hizo.

Puede que así sea, pero si necesita leer de primero lo más reciente que hizo, pues entonces que vaya al último documento de la carpeta, ¿no crees?

Retomemos el caso de la Asistente de Gerencia quien está ubicando lo más reciente encima de lo más antiguo.

Si abrimos la unidad documental del contrato con el nuevo proveedor encontrarás en este orden los documentos:

  • Informe de actividades del Mes de Junio
  • Informe de actividades del mes de Mayo
  • Informe de Actividades del mes de Abril
  • Acta de Inicio
  • Documentos de Identificación
  • Póliza
  • Contrato de Prestación de Servicios.

¿Como estarías leyendo el trámite de este contrato?

Al revés ¿verdad?

Es como si dijera que primero pasó lo de Junio, luego se dio lo de Mayo, luego sucedió abril y que después de todo se hizo el contrato.

¿Tú empiezas a leer un libro desde el final?

En el ejemplo anterior: el orden de los factores sí altera el resultado.

El resultado es un trámite que no refleja su integridad, ya que los documentos no están ubicados de acuerdo al orden en que se generaron.

Lo sé… este tema amerita otro artículo que lo complemente aún más.

Te prometo que más adelante escribiré otro que amplíe más sobre el Principio de Orden original.

En este artículo te hablo más sobre su aplicación en los documentos en soporte papel, en el próximo lo tocaré desde un ámbito de los documentos electrónicos por ejemplo.

Por ahora, espero que este te sirva y te ayude con el argumento del porqué en tu empresa las oficinas deben de aplicar  el Principio de Orden Original.

Te sugiero que no seas pasivo en cuanto a la aplicación del Principio de Orden Original en las oficinas.

¡Debes darte tu lugar y a la Archivística también!

Así como la contabilidad debe guiarse por unos principios que el contador no estaría dispuesto a dejar pasar, también lo debes hacer tú.

¡Los Principios Archivísticos se aplican!

Ahora cuéntame que experiencias has tenido en alguna empresa con relación a la aplicación del Principio de Orden Original.

¿Te han negado su aplicación en alguna oficina?

¿Qué tipos de excusas o comentarios te han dicho para no aplicarlos?

Te invito a enriquecer el blog y a los demás lectores con tus valiosas experiencias.

Como siempre, te pido el favor que le des clic en alguno de los botones de compartir, si tú consideras que este artículo puede ser del interés de alguien más.

Articulo tomado del sitio web: nosonpapeles.com

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